Ratgeber Personalgewinnung für Unternehmen

Zielgerichtet die richtigen Mitarbeiter finden, qualifizierten, einstellen und erfolgreich ins eigene Unternehmen integrieren und dadurch wachsen.

Das wichtigste Gut eines Unternehmens sind die Mitarbeiter, die dafür sorgen, dass Systeme und Prozesse innerhalb eines Unternehmens immer wieder ausgeführt werden und dadurch die Wertschöpfungskette am Laufen gehalten wird. Durch diesen geleisteten Mehrwert wird der Erfolg eines Unternehmens maßgeblich gemessen. Aktuell gibt es in Deutschland ca. 45 Millionen Erwerbstätige (Quelle: Statista), wobei ein Großteil der Dienstleistungsbereich mit etwa 33 Millionen Erwerbstätigen ausmacht (Quelle: Statista). Im aktuellen Arbeitnehmermarkt ist es für erfolgreiche Unternehmen daher unabdingbar die Personalbeschaffung im Griff zu haben und dadurch zielgerichtet die richtigen qualifizierten Mitarbeiter anzuziehen. Die Unternehmen, welche die Personalgewinnung erfolgreich strukturiert haben und es schaffen im laufenden Geschäftsbetrieb neue Mitarbeiter einzustellen und langfristig zu halten, werden erfolgreich sein.

1. Personalgewinnung Definition

Ziel der Personalbeschaffung innerhalb eines Unternehmens ist, über die Ermittlung des Personalbedarfs ein Defizit an benötigten Mitarbeitern zu identifizieren und diese in der Anzahl, der konkreten Art, dem benötigten Zeitpunkt sowie für die benötigte Zeit und Einsatzort zu definieren. Durch geeignete Personalwerbung und Personalauswahlverfahren werden geeignete Bewerber identifiziert, angeworben und zielgerichtet im Unternehmen eingesetzt. Die Begriffe Personalbeschaffung und Personalgewinnung werden dabei synonym verwendet.

Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (Abkürzung KMU) ist die Personalgewinnung entweder in Form einer eigenständigen Personalabteilung organisiert oder wird von der Unternehmensführung verantwortet. Durch nahezu Vollbeschäftigung in Deutschland wird in vielen Branchen ein Fachkräftemangel wahrgenommen, bei dem es innerhalb eines „War of Talents“ (wörtlich: „Krieg um Talente“) darum geht, die geeignetsten Personen auf dem Arbeitsmarkt bei Unternehmen zu verpflichten und langfristig zu binden. Große Bedeutung haben dabei die Fachkräfte bei der Sicherung von Innovation und Wettbewerbsfähigkeit vor allem auf einem sich zunehmend globalisierten Markt.

2. Prozess der Personalbeschaffung

Das Vorgehen bei der Personalgewinnung ist nach Ermittlung des Personalbedarfs über geeignete Personalwerbung auf dem Arbeitnehmermarkt auf die angebotene Unternehmensstelle aufmerksam zu machen. Ziel ist dabei bei einer Zielgruppe über das richtige Medium, zur richtigen Zeit mit der passenden Botschaft präsent zu sein und für das Unternehmen zu werben. Wichtig ist dabei auf die Anforderungen, die erwarteten Qualifikationen, die Arbeitsbedingungen hinzuweisen sowie die nächsten Schritte des Bewerbungsprozesses zu erklären.

Sobald Interessenten sich melden oder gleich bewerben, sind diese nach den folgenden Kriterien zu bewerten:

• Leistungsfähigkeit: Inwieweit passen die Fähigkeiten des Bewerbers zu den Anforderungen der Stelle?
• Leisungswille: Will der Bewerber seine Fähigkeiten einbringen und dadurch die Unternehmenserwartung an die Stelle erfüllen?
• Entwicklungsmöglichkeiten: Falls ein Bewerber eine bestimmte Anforderungen nicht erfüllt (gleich Unterdeckung), kann er diese Fähigkeiten erwerben?
• Leistungspotenzial: Kommt der Bewerber in der Zukunft auch für höherwertige Aufgaben in Frage?

Die Prüfung dieser Kriterien wird im ersten Schritt durch die eingereichten Dokumente, wie Lebenslauf, Zeugnisse und Referenzen erledigt. Im weiteren Schritt werden Einführungsinterviews sowie Einstellungsinterviews mit dem Kandidaten. Auch können weitere Tests, wie Intelligenztests, Persönlichkeitstests, Leistungstests sowie Assessment Center mit standardisierten Verfahren für die Beurteilung herangezogen werden.

3. Strategien der Personalgewinnung

Aus strategischer Sicht kann die Personalgewinnung konzeptionell in interner und externer Personalbeschaffung unterschieden werden.

3.1 Interne Personalgewinnung

Bei der internen Personalbeschaffung werden unternehmensinterne Maßnahmen getroffen, um einen Bedarf zu decken. Hierbei kann beispielsweise Mehrarbeit in Form einer Verlängerung der vertraglichen Arbeitszeit angeordnet werden, wodurch das Personal Überstunden macht. Auch können interne Strukturänderungen herbeigeführt werden, um eine Aufgabenumverteilung anzuordnen. Als Beispiele sind Beförderungen oder Versetzungen genannt. In vielen Unternehmen existieren für diese Anwendungsfälle bestimmte Leitfäden oder Konzepte, um Mitarbeitern eine Fachkarriere oder Führungskarriere anzubieten.

3.2 Externe Personalgewinnung

Bei der externen Personalbeschaffung werden Bewerber vom Arbeitsmarkt durch Neueinstellungen oder Zeitarbeitskräfte eingestellt.

4. Instrumente der Personalgewinnung

Als Werkzeuge für die Gewinnung neuer Arbeitskräfte (= externe Personalgewinnung) wird für die externe Ausschreibung von Stellen bei vielen Unternehmen immer noch lokale Zeitungswerbung, Fachzeitschriften oder Lokalradiowerbung verwendet. Die Aufgabe dieser Medien ist es in ansprechender Form für das Unternehmen und die konkrete Stelle zu werben.

Durch zunehmende Digitalisierung werden neben Online-Stellenportalen auch Werbung über soziale Medien zunehmend verbreiteter. Bewerber können sich hierbei über geeignete Maßnahmen direkt auf den von Ihnen natürlich genutzten Social Media Plattformen direkt bewerben.

Gerade die jüngere Zielgruppe wird dadurch besser erreicht, da sich die Zeitungsabonennten und Radiohörer in dieser Altersschicht auf ein Minimum reduziert.

5. Personalgewinnung Marketing

Personalgewinnung durch Social Media

Die Nutzung von Social Media steigt durch die zunehmende Mobilität der Menschen immer weiter an. Gerade die Einfachheit der App-Nutzung führt dazu, dass Plattformen, wie Facebook, Instagram und TikTok mehrmals am Tag und immer länger genutzt werden. Bei einem Großteil der Zielgruppe entsteht eine Art Suchtpotential. Diese Kanäle bieten daher aus Unternehmenssicht einen geeigneten Weg, um auf das Unternehmen aufmerksam zu machen. Durch gezielte Inhalte mit geeigneten Werbebotschaften können Interessenten direkt angesprochen werden. Social Media ist im Bereich e-Recruiting bei der Mitarbeitersuche auf stark im Wachstum.

6. Mitarbeiterbindung

Sobald Schlüsselpositionen durch leistungsfähige Mitarbeiter besetzt sind, gilt es diese möglichst lange im Unternehmen zu halten. Immer wichtiger sind hierbei passende Maßnahmen für die Mitarbeiterbindung, um den Wechsel von einzelnen Mitarbeitern nicht nur emotional schwieriger zu machen.

Employer Branding

Ein Begriff, der sich in letzter Zeit durchgesetzt hat ist das Employer Branding (in deutsch etwa Arbeitgebermarkenbildung), wodurch das Unternehmen als sehr attraktiver Arbeitgeber auf dem Markt positioniert und permanent kommuniziert wird. Wichtigste Kanäle sind die unternehmenseigene Karriereseite, die Social Media Auftritte, Messen, Veranstaltungen und Sponsorings. Meist werden bei diesen Maßnahmen mit eigenen Mitarbeitern authentische Arbeitsplatzsituationen abgebildet, wodurch sich potentielle Bewerber damit besser identifizieren können. Dadurch findet ebenfalls eine ausgeprägte Bindung bei den Unternehmensmitarbeitern statt.

7. Personalgewinnung Generation Z

Jede Generation hat Ihre Kinder. Die „Post-Millenials“ oder „Generation Z“ wachsen bereits in einer digitalisierten Welt auf. Gerade im Privatbereich leben und nutzen sie täglich durch Smartphones und Cloud-Apps (z.B. WhatsApp, Dropbox) eine sich immer weiter vernetzende Welt. Auch haben sie eigene Werte, welche sie gerne mit Ihren Freunden teilen. Beispielsweise ist meist eine „gendersensible“ Ansprache (auf die ich in diesem Artikel aufgrund der Lesbarkeit verzichte) und die Möglichkeit zur Weiterbildung gefordert.

8. Personalgewinnung Kosten

Eine nicht besetzte Stelle verursacht Kosten, da das Potential der Wertschöpfungskette eines Unternehmens nicht vollständig ausgeschöpft werden kann. Meist muss das Umfeld im Unternehmen Mehrarbeit auf sich nehmen, um einen geregelten Prozess sicherzustellen.

Bei der Auswahl von Bewerbern entstehen direkte Kosten, welche unmittelbar im Auswahlverfahren entstehen. Gerade die Lohnkosten der Mitarbeiter, welche die Stelle ausschreiben und Bewerbungsgespräche führen sind darin enthalten.

Ein Risiko stellen Falscheinstellungen dar, bei denen ein ungeeigneter Bewerber ausgewählt wird oder ein besser geeigneter Bewerber nicht eingestellt wird.

9. Agentur für Personalgewinnung

Für Unternehmen existieren neben klassischen Headhuntern auch Agenturen für die Mitarbeitergewinnung. Dabei werden Headhunter meist nur für eine einzelne Stellenbesetzungen eingesetzt. Diese gehen meist direkt über soziale Medien, wie z.B. LinkedIn auf geeignete Kandidaten zu und versuchen diese für die potentielle Stelle zu begeistern. Ein Nachteil von diesem Vorgehen, ist die erhöhte Wechselbereitschaft von Bewerben, da sich diese auch in Zukunft bei neuen Optionen für ein anderes Unternehmen entscheiden und dadurch eine langfristige Mitarbeiterbindung schwer fällt.

Agenturen verfolgen einen holistischen Lösungsansatz, indem die aktuellen Personalbeschaffungs und -entwicklungsprozesse analysiert werden und meist in Workshops oder in virtuellem Austausch Optimierungen erarbeitet werden. Neben einer Expertenberatung werden die einzelnen Prozessschritte vom Anforderungsprofil, der Stellenausschreibung, den genutzten Kanälen sowie den nachgelagerten Prozessen immer weiter perfektioniert. Dadurch lernt das Unternehmen durch Expertenberatung zunehmend die Personalbeschaffung immer weiter zu verbessern.